פרוטוקול ישיבת וועד האגודה מיום 21.2.12
נוכחות: הדס משגב, ליאת שחר קשתן, לילי דאי, ענבר מאירסון, הדס נבנצל

1. עדכונים שוטפים

1.1 אמא"י
העבודה על כנס הארוקון מתקדמת. התכניה סגורה.

1.2 פרס גפן
1.2.1 ההצבעה לפרס גפן 2012 תפתח ב-1.3. השנה יפורסמו תקצירים של הסיפורים הקצרים לפני ההצבעה. התחיל תהליך איסוף תקצירי הסיפורים.
1.2.2 וועדת פרס גפן ביקשה את עצת הוועד בנוגע לספרים אלקטרונים. הדס משגב ולילי דאי לא משתתפות בדיון.
הוועד ממליץ לוועדת פרס גפן לקבל מועמדות ספרים אלקטרוניים, במידה והספר עמד בקריטריונים של פרס גפן, הכוללים בין השאר עריכה מקצועית.

1.2.3 פרויקט מנדליי
הפרויקט מתקדם. האסופות יימכרו במחיר של 10 ?. ההכנסות מהפרויקט יוקדשו לפרס גפן. מייל אישור נשלח לכל הסופרים, ובנוסף נשלח להם נוסח ההסכם, בו מעבירים הכותבים את זכויותיהם על הסיפורים לאגודה לצורך שימוש בפרויקט זה בלבד.

1.3 שנתון
התחיל איסוף הסיפורים לשנתון הרביעי. ביום חמישי 22.12 התקיים מפגש פעילים בנושא השנתון. פרוטוקול הפגישה נשלח למשתתפים, והעבודה על המשימות השונות החלה. הוועד מבקש להודות לכל הפעילים שטרחו והגיעו לפגישה.

1.4 עולמות
התכניה נסגרה ותעלה לאתר בקרוב.

1.5 בדיון יתקיים בתאריך 14.6 בשיתוף עם בית אריאלה. העבודה על הכנס החלה.

2. אישור התקציב השנתי
הוועד עבר על התקציב ואישר אותו פה אחד.

3. הוקרה לחברי אגודה וותיקים
הנושא ייבחן שוב בשנת ה-20 לאגודה.

4. דיון בטופס 46
הכרה על פי סעיף 46 הינה תהליך ארוך שדורש הרבה עבודה. רואה החשבון ביקש תוספת תשלום בהתאם לכמות העבודה שתדרש. התשלום יתבצע בסוף העבודה.

5. שימוש באולם ראשל"צ לכנסי האגודה
עקב נסיון העבר של אמא"י בעבודה מול אולם הכנסים בראשל"צ, הוחלט כי האולם לא מתאים לצרכי האגודה כרגע.

6. אגודה ירוקה
תנוסח הגדרת תפקיד לאחראי מחזור של כנסי האגודה. בשלב הראשון ננסה לאתר את בעל התפקיד מתוך הסגל הקיים. במידה ולא ימצא אדם מתאים,, תפורסם הגדרת התפקיד בדף הדרושים של האגודה.