פרוטוקול ישיבת וועד האגודה מתאריך 17.5.11, ת"א
נוכחים: ליאת שחר, עינת סיטרון, לילי דאי, הדס משגב, נעמה פרידמן, מיכה אלמוגי, הדס נבנצל
אורחים: ועד אמא"י ? יבגני קנטור, אלון אלבוחר
חבר וועדת ביקורת - ערן ויטל

1. אמא"י
1.1 פרוייקט הספריה הקים סניף בבאר שבע שיתחיל לפעול בחודש הקרוב. אירוע ההשקה של סניף תל אביב יתקיים לקראת אמצע יולי. נבחנת אפשרות לשיתוף פעולה עם שגרירות יפן.
1.2 מועדון קריאה של אמא"י יתקיים ב-31.5.
1.3 בחירות לוועד אמא"י יתקיימו במהלך כנס הקיץ כאמ"י, בתאריך 25.8.. החלה העבודה על גיוס תכנים, בשבוע הקרוב יחל פרסום הכנס וייקבע סופית מיקומו.

2. סיכום עולמות
עולמות היה מוצלח והסתיים ברווח.

3. אייקון
3.1 פגישת גישור עם אורי אביב נקבעה לתאריך 25.5.11. הגישור יעשה בסיוע עמותת מוזאיקה http://www.talpaz.org.il/Index.asp?ArticleID=1146&CategoryID=123&Page=1 .
3.2 העבודה על כנס אייקון החלה. תומר שלו ינהל את הכנס, ונושאו השנה יהיה "התחדשות". החלה העבודה על אתר הכנס ועל גיוס תכנים וסגל.

4. כנסים קטנים
4.1 הפיקניקון נדחה ל-27.5, עקב תנאי מזג האוויר.
4.2 כנס בדיון יתקיים השנה בתאריך 23.6 בבית אריאלה ובשיתוף פעולה עם אוניברסיטת בר אילן ומרכז התרבות בבית אריאלה. אתר הכנס והתכניה יעלו בימים הקרובים.
4.3 לא יתקיים השנה כנס קיץ במתכונת רגילה. נבחנת אפשרות לשילוב ערב עיון עם אסיפת מליאה במהלכה יערכו הבחירות לוועד.

5. פרס גפן
5.1 עדי לויה פרשה מוועדת פרס גפן עקב חוסר זמן. עדו ענבל מונה להחליפה בתפקיד יו"ר וועדת פרס גפן .
חבר ועד ביקורת, ערן ויטל, הציג את חוות דעת הוועדה על מועמדות חברי ועד האגודה לפרס גפן:
מעיון בתקנון עולה כי יו"ר הוועד מנוע מלהשתתף בתחרות הפרס, אך חברי ועד אחרים אינם. עם זאת, עולה מהתקנון כי הוועד מעורב בפיקוח על וועדת הפרס ובאישור כל הפעולות שלו. למשל, ועד האגודה ממנה את ראש ועדת הפרס. עם זאת, לא גילינו שחברי ועד פעלו במטרה לקדם סיפור שלהם. כמו כן, לקחנו לתשומת ליבנו שחברי ועד השתתפו בעבר בתחרות פרס גפן. לכן לא מצאנו לנכון לפסול את מועמדות חברי הועד השנה. מבחינת ועדת ביקורת המצב הקיים אינו תקין.
המלצות:
על מנת למנוע ניגוד עניינים, כמו גם מראית עין לניגוד עניינים, אנו ממליצים על אחת מהאפשרויות הבאות:

א. לשנות את התקנון בצורה כזאת, שחבר ועד המבקש להשתתף בתחרות יודיע על כך לועד ולועד ביקורת מראש, ימנע מהשתתפות בכל דיון בועד שקשור לפרס, לרבות מינוי חברי ועדת הפרס. הערה לצורך כך תילקח בפרוטוקול ישיבת הועד.

ב. לחלופין, לשנות את התקנון בצורה כזאת שחברי ועד לא יוכלו לקבל פרס גפן.

ג. ספירת הקולות תעשה על ידי שני אנשים במקביל.

ד. במקום בו יו"ר ועדת הפרס ויו"ר האגודה אינם מסכימים על נקודה עקרונית בניהול התחרות, ראוי לערב מראש את ועדת הביקורת.


5.2 מפגש פעילים של צוות תומך גפן יתקיים ב-25.5.11.

6. השנתון
נקבעה פגישה עם הוצאת אודיסאה בנוגע להמשך שיתוף הפעולה בנושא השנתון.


7. ספריית עמוס גפן
ספרי עמוס גפן שנותרו ממכירת הספרים בעולמות לא יתרמו לבית אריאלה, אלא יוצעו שוב למכירה בפסטיבל אייקון.

8. פורום האגודה
נבחנות חלופות לממשק הפורומים הקיים של האגודה.

9. גוגל קלנדר הושק,ומתופעל היטב על ידי דמיאן הופמן . פורסם בפייסבוק, ובזמן יוצג במקום בולט באתר האגודה.
https://www.google.com/calendar/embed?src=lff22lugjf5jocuqm24ovs1uio%40group.calendar.google.com&ctz=Asia%2FJerusalem