פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה
יום שני, 19/11/2009

נוכחים:
יו"ר: ליאת שחר
חברות הוועד: עדי לויה, נעמה פרידמן, לילי דאי
נציגת אמא"י: קורל
נציגת שגרירות סאנידייל בישראל: אולה
הופעת אורח: מאפינס מדהימים שנאפו בטוסטר של לילי.

1. עדכונים:
עדכון אמא"י באדיבות קורל: ישיבת ועד אחרונה התרחשה ב-18.11,פרוטוקול הישיבה יועבר לעדי, שנבצר ממנה להגיע לישיבה זו. בפגישה דובר על: אוטקו.קון שיתקיים בוואהל ביום ג' ה-15.12. פגישת סגל לכנס פורים ראשונה ב-20.11.09 בניהול אורן ורונן סוכם כי במידה ויגויסו פעילים מהאגודה שאינם חברי אמא"י לפעילות בכנסי אמא"י, ליאת תיודע בנושא. כמו כן הוסכם, כי על מנת לקדם את הכשרת הפעילים של אמא"י, פעילים אלו יגויסו לתפקידי עוזרים ולא כאחראים. נידון נושא ההפקה בדפוס הפאנזין האינטרנטי. יריד אומנים עם יוצרים צעירים המתוכנן לחנוכה בדיזינגוף סנטר. אירוע פריחת הסאקורה בשיתוף הגנים הבוטניים מתקדם בטיפול קורל. מתוכננת מסיבה ל-17.12. התחילו צעדים לקראת שיתוף פעולה עם שגרירות יפן.

עדכון שגרירות באדיבות אולה: השגרירות מתקדמת יפה.

עדכון פרס גפן: ועדת פרס גפן אוישה: יו"ר- עידו ענבל, חברות ועדה ? יוליה שנרר והדס שמע. כמו כן, התחיל להתגבש צוות תומך מבין הפעילים. פגישה ראשונה נקבעה ליום ג' 1.12.09. בפגישה תגובש רשימת שינויים ותוספות לאתר פרס גפן ויחולקו משימות לקראת פתיחת שלב א'.

עדכון מעבר שרת: ליאת מעוניינת לדבר על הנושא עם אביחי ולהתייעץ עם הטולקינאים, שעברו שרת לאחרונה.

עדכון אתר האגודה: מתוכננת פגישה של ליאת עם אביחי מארק בשבוע הקרוב, בה תידון תכניתו של אביחי לשיפוץ אתר האגודה. לילי תפגש עם אהוד מימון, עורך האתר.

עדכון מאורות:
הכנס מתקדם יפה. הובהר כי החזרי הוצאות לסגל יבואו מתקציב הכנס.
לילי: האתר של הכנס מדהים. חלק מהרעיונות והאנשים כדאי לגייס לאתר האגודה לאחר מכן. הסגל התחיל לפעול מול המרצים. בקרוב יהיו פלאיירים להפצה בירושלים. קרן מאורגנת להפליא.

עדכון עולמות:
ליאת עדכנה בנושא זה. לעולמות אין מנהל יחיד אלא צוות מנהל המורכב מראשי תחומים ? תוכן, חומרי הקרנה, כ"א לוגיסטיקה ושיווק. הצוות המנהל ייפגש פעם בחודש ומנוהל על ידי תומר ואורי. תקציב הכנס נמצא בתהליכי בניה ואישור.

עדכון ספריית עמוס גפן:
סיגל גפן הציעה לתרום לאגודה מספריו של עמוס גפן. לאחר ביקור בספריה התברר כי הספרים הם באנגלית. נערך דיון בדרך הנכונה לטיפול בספרים אלו. הועלתה האפשרות של ארגון כנס בדיון סביב פועלו של עמוס גפן, ומכירת הספרים במסגרת אירוע זה, כאשר עם הספרים תחולק סימניה מהודרת לזכרו של עמוס גפן. רעיון נוסף שעלה הוא תרומת ספרים אלו לבתי ספר תיכון ברחבי הארץ.

עדכון יחצ"ן:
לאחר דיון בועד הוחלט כי למרות שזו הזדמנות יוצאת מן הכלל, כרגע לא ניתן לשלם ליחצ"ן על שירותיו, כי תקציב האגודה השנה לא מותיר את העודפים הדרושים, אף לא במחיר המוזל שהוצע לה.
.
עדכון תשלום באינטרנט:
ליאת וארז עברו על ההשוואה בין לתרום.קום וישראל תורמת והוחלט שאין שום סיבה לעבור ממשק.

עדכון אייקון ודיון במסקנות האסיפה הכללית: הועד פועל ליישום החלטות האסיפה. סיכום קצר של האסיפה הכללית ישלח לחברי האגודה.

2. שימור וגיוס חברים ? דיון בהצעותיו של גל חימוביץ לשימור וגיוס חברים:
א. הוזלה של דמי החבר ? בישיבה על תקציב האגודה שתת קיים החודש תיבחן עלות חבר באגודה מכל הבחינות- הוצאות שוטפות של האגודה, שנתון, דואר וכו'. לאחר תחשיב זה נוכל לראות אם ניתן להוזיל את דמי החבר.
ב. הוזלה של דמי חבר לחברים צעירים ? ההוצאות על חבר צעיר זהות להוצאות על כל חבר. גם נושא זה ייבחן לאחר חישוב העלויות.
ג. שימור: לשלוח מכתב לכל החברים לשעבר. הועד פסל את הרעיון כיוון שזה עשוי להחשב כספאם. רעיון חלופי שעלה הוא אפשרות ליצור קשר אישי בין הפעילים הנוכחיים וחברים שעזבו, אך לדעת חברות הועד שיווק אגרסיבי כזה יכול ליצור אווירה רעה.
ד. מתנה לחברים ותיקים שעזבו או משהו אישי. ? הועלה הרעיון לנוהל קבוע שבו אם אתה חבר עשר שנים או חמש שנים רצוף אתה מקבל שי מסויים מהאגודה.
ה. מחירי חבילה לרכישת חברות רב שנתית ? במידה ויוחלט לעשות משהו כזה יש לקבוע נהלים לחברים שירצו לפרוש באמצע התקופה וכד'. כדאיות נושא זה תעלה בישיבת התקציב.
ו. מרצ'נדייז נוספים ? יומן או משהו דומה. נעמה מתנגדת בתוקף להוצאה הכספית הכרוכה בכך.
ז. ליאת העלתה רעיון של מבצע חד פעמי לחברים ותיקים ? האפשרות תיבחן לאור שיקולים תקציביים.
ח. גיוס חברים חדשים: יבחנו אפשרויות לפרסום מודעות של האגודה ושת"פים עם גופים שונים.
ט. כנסים והטבות ? הגדלת ההטבות למחדשים בכנסים: הוחלט על חלוקת מגנטים של האגודה לחברים חדשים ומחדשים בדוכני האגודה.
י. פישוט תהליך הרישום במהלך הכנס ? הרעיון הוא לתת לאנשים למלא רק שם וכתובת אי מייל ונשלח להם טופס אינטרנטי. לילי מתנגדת כיוון שיש סיכוי שאנשים לא ימלאו את הטופס ואז יחסרו לנו פרטים. הוצע כי בדוכני האגודה יהיה לפטופ עם אינטרנט כדי שיהיה אפשר לגבות באשראי דרך לתרום.קום.
י"א. להפוך את הטופס עצמו למקוון. יש דרכים באינטרנט בהן לחיצה על כפתור / סימון תיבה מהווים הסכמה. עצם התשלום גם מהווה את האישור. האפשרות תיבחן לעומק.
י"ב. הנחה דרך האינטרנט לסטודנטים וחיילים. הוחלט כי לא נדרוש צילום של תעודה המעידה על הזכאות להנחה אלא נבקש מחיילים לציין מספר אישי, ומסטודנטים נבקש לציין את המוסד בו הם לומדים. התעודות יבדקו מדגמית בדוכני האגודה בכנסים. במידה וימצא כי חבר אגודה אינו זכאי להנחה שקיבל, יופעל נוהל אי סדרים בתשלום, אותו יש לאשר באסיפה הכללית הבאה.

3. פירוט תחומי פעילות לגוף הפעילים:
אתר האגודה (תוכן, טכני ופרסום), פרס גפן, פרס עינת, מועדוני קריאה, הספריה של עמוס, שנתון, שימור וגיוס חברים חדשים, פרויקט סיפריות, פרויקט רידרים, פרויקט בתי ספר, צוות גיוס כספים + מנהל.

4. מעבר על המלצות ועדת הביקורת משנת 2008:
התקבלו המלצות ועדת ביקורת בנושאים:
- האצלת וביזור סמכויות בין פעילי האגודה. בין השאר, הוקם גוף פעילים, והוא בשלבי התבססות, ארגון וצמיחה.
- הזמנת מנהלי אירועים או מי מטעמם לישיבות סיכומי האירועים בועד
- קביעת מזכיר ועד ומטרות ארוכות טווח לפעולתו בישיבת הועד הראשונה
- יצירת תוכנית עבודה מפורטת ומתוארכת ליעדי הועד
- מסירת דיווחים מפורטים ככל הניתן לחברי האגודה על פעולות הועד
לא התקבלו המלצות ועדת ביקורת בנושאים הבאים ומהסיבות הבאות:
- נושא אייקון: הנושא נדון בימים אלה, ועובר שינויים. הערות ועדת ביקורת תילקחנה בחשבון.
- קביעת נוהל קבלת החלטות במייל: היות ועל פי התקנון על החלטות מחוץ לישיבות ועד להתקבל טלפונית ולא במייל, וגם אז רק במצב בו ההחלטה הינה פה אחד, ההמלצה לקביעת נוהל כנ"ל אינה רלוונטית כרגע.
- מניעת חברי ועד ו-ועדת ביקורת מתפיסת מקום מרכזי בכנסי האגודה: הועד דחה את המלצת ועדת ביקורת, מפני שלדעת חברות הועד מדובר בהמלצות שאינן ישימות במצב הדברים הנוכחי.

5. רשימת המטלות עודכנה.

מרשימת התפוצה של הועד:
- נגה פרנקל מונתה למנהלת התא הירושלמי שבשלבי הקמה. תודה נוגה! אנחנו אוהבות אותך! וכל הירושלמים שם בחוץ שרוצים לתרום להקמה הנ"ל מוזמנים מאוד ליצור קשר עם הועד, ונכוון אותם אל התא הקרוב (עכשיו) למקום מגוריהם.
- זיו קיטרו מונה למנהל פורום הסיפורים של האגודה. תודה זיו! אנחנו אוהבות גם אותך!
- מפגש הפעילים במהלך כנס מאורות יכלול דיון בנושא אתר האגודה. (בואו והתנדבו! יש מספיק אהבה לכולם)