פרוטוקול ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה
יום שני, 18/10/2009

נוכחים:
יו"ר: ליאת שחר
חברות הוועד: עדי לויה, נעמה פרידמן, לילי דאי
נציגת אמא"י: קורל
נציגת שגרירות סאנידייל בישראל: אולה
אורחות: מוניקה פוקס, אחראית פרסום בפורומים. קרן לנדסמן, מנהלת "מאורות" 2009.

1. עדכונים:
עדכון אמא"י, באדיבות קורל:
במסיבה היו פחות אנשים מהצפוי, והיה הפסד כספי.
גזברית האגודה אישרה לאמא"י אחזקה של קופה קטנה במזומן, תחת התנאי שכל סכום שיוצא יגובה בקבלה.
אמא"י מבקשים לבחון אפשרות להפרדת חשבונות הבנק. ליאת ציינה שזה לא משנה הרבה מבחינת התנהלות, כיוון שאירועים בעלי תקציב קטן יש לאמא"י אישור לקיים ללא התערבות ועד האגודה, ותקציבים לאירועים גדולים גם כך צריכים לעבור דרך גזבר האגודה. נעמה הביעה חשש עקב ההתנהלות כספית לא סדירה של אמא"י בעבר. אולה הציעה אפשרות של זכות חתימה משותפת של נציג אמא"י ונציג האגודה. הנושא יועלה בפגישה המתוכננת בין נציגי אמא"י לנציגי האגודה.
באמא"י עלתה שאלה לגבי החזרי שיחות עבור פעילות יחצ"נית. ועד אמא"י יבחן את הנושא מבחינה כלכלית ומבחינה אידיאולוגית. היה ויחליטו לעשות זאת, תוגש הערכת מחיר לעלות משוערת, ודרכי פעולה אפשריות ידונו.
האסיפה הכללית של אמא"י: באסיפה נכחו מעט חברים (פחות מעשרה, לא כולל חברי הועד), בגלל שהאירוע היה מול המחזמר "הטוב הרע והמחברת". בתחילת האסיפה נערכה הצבעת אמון בועד, שעברה, והוחלט לא לקיים בחירות חוזרות. חבר הועד החמישי הוא רונן, לאחר שהילה פרשה מההתמודדות עקב הקדמת הגיוס שלה.
אוטאקו.קון: המלצת וועד האגודה לכנס קטן יחסית, עקב חוסר הניסיון של מארגני הכנס.
נושא מניעת הטרדות מיניות: עדי ואמיר יעבדו יחד ליישום ההמלצות של ועדת הביקורת שכוללות פניה רשמית לתנועות נוער והתייעצות לגבי דרכי פעולה אפשריות.
עלה להצבעה מינוי של עדי לאחראית על נושא ההטרדות המיניות באגודה. המינוי אושר פה אחד.

עדכון שגרירות:
השגרירות מתכננת קיום בחירות בדצמבר.
מתוכננת הופעה אקוסטית בתשלום של סתיו, ניר ורילי, בבית הגאה בתל אביב.

עדכון אייקון:
הוחלט לא להתחיל במשא ומתן רשמי עם אייקון לפני שפורטים מול חברי האגודה את האפשרויות הקיימות למערכות היחסים מול אייקון ומקבלים החלטה בנושא זה במסגרת האסיפה הכללית. תאריך האסיפה נקבע ל-5.11. עדכון- תאריך האסיפה נדחה ל-12.11.
הועד יעשה מאמץ לסכם את האפשרויות במסמך שיישלח לחברי האגודה לפני האסיפה.
עקב רגישות הנושא האסיפה תהיה פתוחה רק לחברי אגודה.

עדכון פרס גפן
עדי: היו לנו כמעט 400 מצביעים, שליש באינטרנט והשאר בכנס. הדים מדוכן האגודה הראו שהיעדר תיבת פרס בדוכן פגע בהצבעה. צריך פרסום ויזואלי של המועמדים (פוסטר או רולאפ), לחשוב איך מייעלים את שיטת ההצבעה, וגם ועדה פעילה. בוועדה צריך יו"ר הועדה שינהל אותה, חבר אחד שיהיה אחראי על ההפקה וחבר אחד שיהיה אחראי על יחסי הציבור. בחיפוש חברי וועדה צריך להבהיר שמעבר למיילים, בשלב א' צריך להקדיש שעה שעתיים בחודש ובשלב ב שעה שעתיים בשבוע. בזמן אייקון צריך דיילים כל הזמן (וגם באשכול). גם היעדר חוברת סיפורים פגע בפרס. לאור העובדה שהיה יהיה לא צריך תוספת חומרים, צריך לחזור לחוברת.
ליאת: סיפורי פרס גפן צריכים להופיע בספר של האגודה.
לילי: אולי רק הסיפור הזוכה, בשנה שאחרי? [נעמה מסכימה]
הנושא יעלה לדיון בשיבות המתוכננות לעיסוק בהמשך דרכו של השנתון.

עדכון פרס עינת
הוגשו לתחרות 51 סיפורים, מתוכם אושרו לפרסום 46 סיפורים. התנהלות התחרות השנה היתה פחות טובה מזו של השנה שעברה, כיוון שלמרות המלצות מנהלת התחרות מהשנה שעברה, לא נמצא מנהל ומפיק לתחרות, ולכן עדי לויה לקחה על עצמה את הפקת שני הפרסים (פרס גפן ופרס עינת). עדי ממליצה שוב ששנה הבאה יש צורך בשני אנשים אחראים במודל שריקה הציעה ? מנהל תחרות שיעמוד בקשר רציף עם השופטים ויחצ"ן שיפרסם כל הזמן בפורומים וינסה להכניס כתבות לאתרים שונים ברשת. כמו כן ? חשוב להדגיש את נושא הפרס הכספי ולהשתמש בשמות השופטים כאמצעי למתג את הפרס. כמו כן יש צורך להיות בקשר רציף עם אפרת שפירא, אמא של עינת, ולעדכן אותה מדי שבוע בהתקדמות.
חלוקת הפרסים באייקון:
התנהלות אייקון בנושא טקס הסיום הייתה בעייתית וגרמה לעיכובים בתכנון הטקס. מפיקת הטקס מטעם הפסטיבל מונתה בשלב מאוחר, כך שלמפיקה מטעם האגודה לא היה מול מי לעבוד בנושא זה במשך רוב העבודה על הפרס. נושא גביית התשלום על הטקס נקבע גם הוא ברגע האחרון, מה שלדעת עדי פגע בנוכחות הקהל באולם ובהגשת הפרס כיוון שאין זה מכובד לחלק פרסים תחת לחץ של זמן.

2. פרסום בפורומים:
אורחת לנושא זה: מוניקה פוקס, א. פרסום בפורומים.
ליאת הציגה את נושא הפרסום בפורומים.
כדאי להתאים את הפורומים שבהם מפרסמים לאופי האירוע המפורסם. לדוגמה ? מועדוני קריאה יפורסמו גם בפורומים של ספרות, פרסומים של תחרות ציורים גם בפורומים רלוונטיים לכך וכדומה.
כדאי ליצור קשר עם מנהלי הפורומים השונים ולתאם את הפרסומים דרכם, כדי להימנע ממחיקת הודעות.
רשימת הפורומים העדכנית תועבר למוניקה והיא תדאג לעדכן אותה ולחפש פורומים רלוונטיים לנושאים מסוימים ? כתיבה ויצירה, חלל וכו'
נהלי עבודה: יהיה איש קשר אחד לנושא זה, על מנת לתאם בין זמני ותכני הפרסומים השונים. אשת הקשר היא ליאת שחר, ליאת תעביר את ההודעות לפרסום למוניקה והיא תדאג לפרסומן.
לקראת כנסים, מוניקה תהיה בקשר עם אחראי הפרסום בפורומים של הכנסים השונים, והם יעבדו כצוות.
נושא שם המשתמש:
יש למצוא שם משתמש קבוע לפרסומי האגודה. כמו כן, יש לשמר את הידע באופן מסודר שיוכל לשמש את אחראי הפרסום לאורך זמן.
רעיונות: ISFSFF, פרסומי האגודה, אילו, בירור לגבי שמות ששימשו את האגודה בעבר.

3. מאורות
אורחת לנושא זה: קרן לנדסמן, מנהלת כנס "מאורות" 2009.
קרן לנדסמן הציגה את תכנית כנס מאורות בפני הוועד.
קרן: מאורות הוא כנס חד-יומי בנושא מד"ב, שנערך בחורף ? כי בין אייקון (שסוגר את כנסי הקיץ) לבין עולמות אין כלום חצי שנה. כנס מעודד פעילים, מרגישים את העשייה. הזמן האידיאלי בחורף הוא חנוכה, התאריך המתוכנן הוא 17.12 והמקום המתוכנן הוא קמפוס אדמונד ספרא בגבעת רם, בירושלים. הכנס ייערך בשיתוף עם נוער שוחר מדע שיקיימו אירועים ותצפיות במהלך הכנס. ברמה האידיאולוגית, נוער שוחר מדע פונה לנוער ? גילאי חטיבת ביניים ומעלה. האגודה עוברת תהליך של הזדקנות, אנחנו רוצים לחשוף יותר נוער לפעילויות שלנו, זה הגיל שבו מתחילים לקרוא מד"ב. מי שמביא את הילדים שלו לפעילויות נש"מ אלה הורים שהם בפוטנציה-משלנו, אנחנו מכוונים אליהם. להורים עם ילדים קטנים לא יהיה בייביסיטר, אבל הורים לילדים בוגרים שיבואו עם הילדים, יוכלו לשלוח את הילדים להרצאות נש"מ ולהיכנס להרצאות שלנו. בנוסף, בירושלים כרגע אין פעילויות, אין תא ירושלמי, ויש שם חובבים שלא מגיעים למרכז (למשל בני ישיבות מהסביבה) שיגיעו לפעילות בירושלים.
לקראת הכנס מתקיים פרוייקט כתיבה: רצח באוריון אקספרס.
חללית עמוסה בבני אדם חייזרים ורובוטים יוצאת לכיוון כדוה"א ויומיים לפני ההגעה לכדוה"א נמצאת גופה על החללית. 12 כותבים קיבלו על עצמם כל אחד דמות. בין הכותבים: יואב אבני, דורית תמיר, ריקה טייכהולץ, יעל פורמן, רותם ברוכין, ורד טוכטרמן, עידו גנדל, אהוד מימון, אדיבה גפן...
הסיפורים יעלו לאתר הכנס בהדרגה, ואיתם גם איורים.
לכנס חסר כרגע מעצב גרפי.

4. פרוטוקול מפגש הפעילים:
ליאת הביעה רצון להיות אשת הקשר מול נעמי והפעילים. חברות הוועד הביעו חשש כי לוח הזמנים של ליאת לא יאפשר לה לבצע את התפקיד. הוחלט כי ליאת תתחיל את הפרויקט, תוך הבנה שהיא תוחלף אם יהיה עליה יותר מדי עומס.
ליאת תקבע פגישה עם נעמי במהלך השבועיים הקרובים. עדכון: הפגישה התקיימה והפרויקט יוצא לדרך.

5. ועדת ביקורת
יבגני רזניקוב התנדב להיות חבר ועדת ביקורת. הבקשה הופנתה ליו"ר ועדת ביקורת, שיפגש עם יבגני ויקבל החלטה.
הועד דן ברשימת הנושאים הפתוחים שהעבירה וועדת הביקורת היוצאת:
הדרישה לדו"ח כספי מפורט: הנושא הועלה מול רואה החשבון, ומעתה והלאה יקבלו חברי האסיפה הכללית דו"ח מפורט לאישור. לפי חוק העמותות החדש מועד הגשת הדו"ח הינו 30 ביוני בשנה העוקבת, ובינתיים ניתנה כל שנה הארכה עד לסוף ספטמבר. הומלץ להזיז את האסיפה הכללית לאפריל. הוחלט לעשות מאמצים להכין את הדו"ח הכספי לאפריל. כאשר מבחינת גזברות האגודה אין עם זה בעיה, אך ייתכן והנושא יתעכב אצל רואה החשבון. במידה והדו"ח יהיה מוכן, תכונס אסיפה כללית לאישורו במהלך כנס עולמות. להבהרה, אין זה אומר שהבחירות לוועד יוקדמו. הבחירות יתקיימו באוגוסט.
חברות באגודה של מתמודדים לועד ולועדת ביקורת: באסיפה הכללית ינואר 2002 הוחלט כי מועמד לועד מחויב להיות חבר אגודה. הוחלט כי הנושא ייבחן מחדש לקראת הבחירות הבאות ויועלה לאסיפה הכללית במידה ונדרש.
בנוסף, הועלה נושא אופן הבחירות והוחלט כי באסיפה הכללית בעולמות יידון הנושא על מנת לעגן את אופן הבחירה בהחלטת אסיפה.
פיקוח על תקציב אייקון 2009: האגודה לא ניהלה שום פיקוח על תקציב אייקון 2009. מי שניהל פיקוח היה הסינמטק.
קשר עם סופרים אורחים: לדעת הוועד אין טעם למנות כרגע איש קשר עם סופרים אורחים.
זכויות יוצרים של תכנים המועברים בכנסים: הוצע הפתרון הבא ? כל מרצה שמתחייב להרצות בכנס יודיע, לפני שיבוצו להרצות, האם יש מבחינתו בעיה שיסריטו או יצלמו אותו. אם יש למישהו בעיה ?הסדרנים יתודרכו על כך מראש, ויודיעו לקהל בתחילת ההרצאה. המידע צריך להגיע לא. מרצים ולסדרנים.
לאחר קיום הישיבה, וועדת ביקורת העירה שקיים מסמך המלצות נוסף שהעבירה וועדת ביקורת ועל הועד לדון בו. דיון במסמך זה יתקיים בישיבת הוועד הקרובה.

6. המשך עבודה בנושא האתר:
דרושות 2-3 פגישות רציניות שמוקדשות לנושאים האלה באופן ייחודי. פגישות נפרדות לנושא הטכני ולנושא התוכן.
ישיבות אלו יתקיימו עד סוף נובמבר.

7. המשך עבודה בנושא השנתון:
תהיה ישיבה בהשתתפות אהוד, יעל, דורית, ריקה, עדי וליאת. בהתאם לתוצאות הישיבה הזו תהיה ישיבה נוספת עם רני וניר יניב על הפצה.
ליאת תבחן את נושא ההפצה בחנויות.
ישיבות אלו יתקיימו עד סוף נובמבר.

8. לתרום.קום מול ישראל תורמת:
ארז גביש העביר לוועד מסמך הסוקר את שני האתרים. ישנם כמה נושאים פתוחים שעדיין דורשים בירור. ליאת תמשיך לבחון את הנושא הזה ביחד עם ארז.

9. מרשימת התפוצה של הועד:
א) אושרה תחילת המגעים הרשמיים לקיום כנס מאורות. תודה לקרן לנדסמן ואהוד מימון, ושיהיה לכולנו כנס נפלא!
ב) מוניקה פוקס מונתה לא. פרסום בפורומים. תודה וברוכה הבאה!
ג) לבקשת ועדת ביקורת, תוצב בכנסים תיבת תלונות אנונימיות, ותוכנה יגיע ישירות ליו"ר הועדה.
ד) האגודה קיבלה פניה מעו"ד לגבי הפרת זכויות יוצרים בתמונה שהועלתה לאתר האגודה לפני מספר שנים. בחינה של הועד העלתה שלא היתה הפרה של זכויות יוצרים, ובעקבות המלצת ועדת ביקורת הועד פנה לעו"ד המתמחה בקניין רוחני. הנושא בטיפול.
ה) הנוהל להתמודדות עם אי סדרים בתשלומים לאגודה הועבר לבדיקה, על מנת להכריע את התיישבותו עם תקנון האגודה, לפני כניסתם לתוקף של סעיפים לגביהם עלו תהיות.

לסיום ? חגית וינר מסיימת את כהונתה בועדת ביקורת. ועד האגודה מבקש להודות לה על פעילותה הרבה והמסורה במסגרת התפקיד ומחוצה לו.